E-dokumentace – nejen zákonná povinnost
Výhody e-dokumentace v logistice jsou zlepšená spolupráce, provozní efektivita a podstatné snížení nákladů.
Sektor dopravy se po léta spoléhal na používání papírových dokumentů. Vzhledem k tomu, že udržitelnost je nyní v popředí mysli lidí, je čas nahradit určité „tradiční“ postupy více digitálním přístupem. Potřeba digitalizace byla v poslední době poněkud uspěchaná, protože předpisy – zejména nadcházející nařízení EFTI a povinné předpisy ECMR – nezbyly podnikům jinou možnost, než se přizpůsobit. Některé podniky však reagovaly pomalu, ale větší povědomí o hmatatelných výhodách bezpapírové dopravy by mohlo zajistit, že legislativa bude sloužit pouze jako další pobídka, spíše než primární hnací silou.
aktuální stav hry
Každá přepravní operace vyžaduje více než tucet různých papírových dokumentů, ať už jde o uzavírání dohod a organizování procesů k přidělování odpovědností nebo shromažďování důkazů. Podle zprávy Trans.EU Transport Market 2024/2025 je asi 99 % dokumentů používaných v tomto sektoru stále papírových.
Průzkum společnosti ODEx zdůrazňuje několik důvodů pro pomalé využívání digitálních nástrojů v tomto sektoru. Hlavním důvodem je, že 25 % respondentů průzkumu uvedlo, že mají při používání těchto nástrojů obavy o bezpečnost dat. Kromě toho více než 20 % přepravců uvedlo, že si nebyli vědomi existence digitálních řešení a toho, co nabízejí. 15 % také uvádí nedostatečnou přizpůsobivost a/nebo zkušenosti s používáním digitálních nástrojů, následované náklady na implementaci.
‚Vidíme velké rozdíly v přijímání elektronických dokumentů podle sektorů a způsobů dopravy. Zatímco letectví a námořní pěchota vedou cestu v čele se standardizačním úsilím a složitostí globálního obchodu, silniční doprava digitalizuje výrazně pomaleji díky své lokalizované povaze a měnícím se předpisům,‘ řekl Gerry Daalhuisen, vrchní ředitel Dock & Yard / Fleet Products na transporeon. „Velké společnosti také často nasazují pokročilé technologie rychleji než ty menší a že sektor B2C přijímá změnu rychleji než sektor B2B. Některé logistické společnosti se rozhodují snížit investice do dosud nepodstatných digitálních nástrojů v důsledku snížení objemu přepravy a výnosů, ale na druhou stranu mnoho z nich se rozhodlo snížit investice do dosud nepodstatných digitálních nástrojů. Společnosti také stále více investují do svého podnikání, aby byly odolnější s ohledem na současné geopolitické a ekonomické prostředí.“
ECMR: První krok k bezpapírovému sektoru
Digitální zásilka neboli ECMR představuje zásadní první krok v posunu k bezpapírovému průmyslu. Očekává se, že jeho použití bude povinné v červenci 2027. Do té doby by nařízení EFTI mělo být také plně v platnosti, což povzbudí orgány v členských státech EU, aby přijímaly elektronicky sdílené informace prostřednictvím certifikovaných platforem EFTI.
Bez ohledu na to, zda je elektronická dokumentace povinná nebo ne, přijetí bezpapírových procesů může přinést významné výhody pro dopravní podniky. Jeden příklad toho lze nalézt v přechodu z papírového nákladního listu na ECMR. Celý proces, který zahrnuje přípravu dokumentu, inspekci nákladní dopravy, potvrzení dodání a další administrativní úkoly, trvá v současném papírovém procesu asi 23 minut. Pokud je objednávka nákladu zpracována digitálně, zkrátí se na 9 minut, podle výzkumu společnosti Sira Consulting Research pro dánské ministerstvo dopravy.
Tato úspora času téměř čtvrt hodiny se promítá do významných finančních úspor. Celkově by evropský sektor dopravní logistiky mohl ušetřit až 1 miliardu EUR ročně, očekává organizace Efti4EU. A to nezahrnuje ani zkrácení čekacích dob na hranicích v důsledku zvýšené efektivity.
zvýšená transparentnost, méně (lidských) chyb
Přechod na digitální přístup také výrazně zlepšuje komunikaci, spolupráci a efektivitu v rámci dodavatelského řetězce. Poskytuje například údaje o zásilkách a umožňuje viditelnost v reálném čase, což zajišťuje, že všechny zúčastněné strany jsou neustále informovány o stavu nejnovější zásilky. Tato transparentnost znamená, že chybějící produkty a zpoždění lze včas identifikovat, což umožňuje včasný zásah. zároveň, lidská chyba je eliminován, což zajišťuje větší přesnost a další zlepšení interních operací, jako je řízení zásob.
udržitelná konkurenční výhoda
A konečně, e-dokumentace je udržitelnější přístup, který pomáhá dopravním společnostem dosáhnout významných pokroků v jejich ambicích v oblasti udržitelnosti. například snížením odpadu z papíru a uhlíkové stopy spojené s papírovými procesy. „Výhody elektronické dokumentace výrazně převažují nad implementačním úsilím,“ naznačuje Daalhuisen. „Přináší jasné provozní a finanční výhody, jako jsou snížené náklady a zvýšená produktivita, zatímco pracuje na udržitelné budoucnosti. Kromě toho jsou problémy s dokumentací, jako jsou chyby a zpoždění, které z toho vyplývají, považováno za největší překážku v provozu jako největší překážku v provozu. I k tomu je elektronická dokumentace. odpověď.‘
